Rechnungen, Nachfassung, Termine, Ablage.

Die KI liest Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz aus, gleicht sie mit Bestellung oder Auftrag ab und markiert Abweichungen. Freigegeben wird von einem Menschen, erst danach geht die Rechnung in die Buchhaltung. Bei E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest das System die strukturierten Daten direkt.

Das System merkt sich, wann ein Angebot rausging, und erinnert nach einer von Ihnen gewählten Frist, zum Beispiel nach sieben Tagen. Es bereitet eine freundliche Nachfrage als Entwurf vor, ein Mensch gibt sie frei. So bleibt keine Anfrage liegen, ohne dass Mails ungeprüft rausgehen.

Sie kann Terminwünsche erkennen, freie Zeiten aus Ihrem Kalender vorschlagen und eine Antwort vorbereiten. Ob sie selbstständig antwortet oder erst ein Mensch freigibt, legen Sie fest. Für einfache Fälle wie Rückrufe geht vollautomatisch, für Sonderfälle nicht.

Fotos der Zettel werden ausgelesen, die Werte erscheinen zur Kontrolle und gehen dann in die Abrechnung. Gut lesbare Schrift klappt meist, Unleserliches wird markiert. Wir testen das vor der Beauftragung an Ihren echten Zetteln.

Die KI zieht Positionen, Mengen und Preise aus den Angeboten in eine einheitliche Tabelle und markiert Abweichungen bei Lieferzeit oder Konditionen. Die Entscheidung trifft Ihr Einkauf. Gespart wird vor allem das Abtippen und Gegenüberstellen.

Neue Anfragen, Mails und Termine werden dem richtigen Kunden zugeordnet und als Notiz oder Aufgabe angelegt. Dubletten und unklare Zuordnungen landen zur Prüfung bei einer Person. So bleibt das CRM brauchbar, ohne dass das Team abends nachtragen muss.

Ja, aus einer Aufnahme entstehen Transkript, Zusammenfassung und Aufgabenliste. Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen. Bei sensiblen Gesprächen empfehlen wir lokale Verarbeitung, damit nichts den Betrieb verlässt.

Das System erkennt überfällige Rechnungen aus Ihrer Buchhaltung und bereitet nach Ihren Fristen eine Zahlungserinnerung als Entwurf vor. Ein Mensch gibt frei, vor allem bei Stammkunden und Streitfällen. Rechtliche Wirkung und Fristen klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt.

Per Sprachnachricht oder Foto der Notiz an eine feste Adresse. Die KI erkennt Kunde, Anliegen und Dringlichkeit, legt den Vorgang an und weist ihn zu. Fehlt etwas Wichtiges, fragt sie nach, statt zu raten.

Vorsicht: Automatisierte Einzelentscheidungen mit erheblicher Wirkung für Personen sind nach Artikel 22 der DSGVO eng begrenzt. Wir bauen deshalb nichts, was Bewerber automatisch aussortiert. Nützlich und zulässig ist, Unterlagen zu ordnen und zusammenzufassen, die Entscheidung trifft ein Mensch. Das ist keine Rechtsberatung.

Sobald ein Dokument freigegeben ist, erzeugt das System Mail, Anhang und Ablage. Empfänger, Text und Anhang kommen aus der Vorlage, bei Sonderfällen prüft ein Mensch. So gehen Rechnungen und Bestätigungen nicht mehr durch Vergessen oder Tippfehler schief.

Die KI erkennt Dokumenttyp, Absender, Datum und Bezug, schlägt Namen und Ablageort vor und legt bei hoher Sicherheit selbst ab. Unsicheres landet in einem Prüfordner. Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte richten sich nach Ihren Vorgaben.