E-Rechnungspflicht: Was bis 2028 auf Ihren Betrieb zukommt
Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland Pflicht. Was gilt wann, welche Formate zählen und wie stellen Sie um, ohne dass mehr Arbeit entsteht?
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen verschicken. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen Geschäftsverkehr E-Rechnungen ausstellen. |
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch lesen kann, nach der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF-Datei per E-Mail zählt nicht dazu. Die gängigen Formate in Deutschland sind:
- XRechnung: reines XML-Format, Standard bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist, für Menschen und Maschinen lesbar
So stellen Sie um
- Empfang klären: An welche E-Mail-Adresse oder in welches Portal sollen Lieferanten E-Rechnungen schicken?
- Eingangsrechnungen lesbar machen: Ein XML-Datensatz muss angezeigt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben werden.
- Rechnungsausgang umstellen: Ihre Software muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen.
- Archivierung prüfen: E-Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt.
Die Chance dahinter
Wenn Rechnungen ohnehin als Daten kommen, kann sie auch eine Software verarbeiten. Prüfen, kontieren, zur Zahlung freigeben und an die Buchhaltung übergeben lässt sich weitgehend automatisieren. Genau das bauen wir: ein Angebots- und Rechnungssystem mit E-Rechnung und eine automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick, Stand Oktober 2026, und ersetzt keine Steuerberatung. Details wie Übergangsregeln für EDI-Verfahren klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können. Für das Ausstellen gibt es für Kleinunternehmer nach § 19 UStG eine Ausnahme.
Reicht ein kostenloses Online-Tool?
Für einzelne Rechnungen kann das genügen. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, spart mit einer Lösung, die direkt aus Angebot und Auftrag die E-Rechnung erzeugt, deutlich Zeit.