Belege lesen ist keine Beratungsleistung.
Ihre Mandanten schicken Fotos, PDFs und Mails. Wir lesen sie aus, bereiten die Kontierung vor und halten alles lokal auf Ihrem eigenen Rechner, damit Mandantendaten Ihr Haus nicht verlassen.
Für wen das gedacht ist
Kanzleien und Büros mit 5 bis 40 Beschäftigten und mehr als 3.000 Belegen im Monat.
Eine Kanzlei mit 15 Beschäftigten und gut 120 laufenden Mandaten erhält rund 6.000 Belege im Monat, dazu Mandantenmails und zunehmend E-Rechnungen. Fachkräfte tippen und sortieren, während die Beratung liegen bleibt. Das ist ein ausgedachtes, aber realistisches Beispiel, kein Kunde von uns.
Drei Abläufe, die wir zuerst bauen
| Wenn | dann |
|---|---|
| ein Beleg als Foto oder PDF eingeht | liest die lokale KI Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant, schlägt Konto und Buchungstext vor und markiert Unsicheres. |
| ein Mandant eine Frage mailt | wird sie dem Mandat zugeordnet, zusammengefasst und mit Antwortentwurf an die zuständige Person gegeben. |
| eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) ankommt | wird sie als strukturierter Datensatz gelesen und an den Export zu Ihrer Software übergeben. |
Die Rechnung für diesen Beispielbetrieb
Alle Zahlen sind Annahmen für einen Betrieb dieser Größe, keine Kundenwerte. Ihr Stundensatz und Ihre Mengen weichen ab. Setzen Sie sie in unseren Rechner ein.
| Abläufe im Beispielbetrieb | Menge im Monat | Zeitaufwand heute |
|---|---|---|
| Wenn ein Beleg als Foto oder PDF eingeht | 6.000 Belege × 1,5 Min. | 150 Std. |
| Wenn ein Mandant eine Frage mailt | 600 Mandantenmails × 3 Min. | 30 Std. |
| Wenn eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) ankommt | 800 E-Rechnungen × 2 Min. | 26,7 Std. |
| Zusammen | 206,7 Std. |
| Heute | Mit KI-Automatisierung (KI-Zentrale) | |
|---|---|---|
| Arbeitszeit im Monat | 206,7 Std. | 51,7 Std. (Prüfen und Freigeben) |
| Kosten der Arbeitszeit im Monat | 9.300 € | 2.325 € |
| Betrieb und Support | 0 € | 499 € |
| Strom und Lizenzen (Annahme, zahlen Sie direkt) | 0 € | 60 € |
| Laufende Kosten im Monat | 9.300 € | 2.884 € |
| Ersparnis im Monat | 6.416 € | |
| Einmalig: KI-Zentrale plus Hardware (Annahme) | 0 € | 24.400 € |
| Ergebnis nach 12 Monaten | +52.592 € | |
| Ergebnis nach 36 Monaten | +206.576 € | |
| Ergebnis nach 60 Monaten | +360.560 € | |
| Einrichtung ist wieder drin | nach 4 Monaten |
Im Paket „KI-Zentrale" rechnet sich das ab etwa 77 Stunden Entlastung im Monat im ersten Jahr. Dieser Betrieb liegt bei 155 Stunden. Liegen Sie deutlich darunter, raten wir von der Automatisierung ab.
Was remote läuft und was vor Ort
| Remote | Aufnahme Ihrer Abläufe, Test der Modelle an Beispielbelegen, Aufbau der Auslese- und Exportstrecke, Support. |
|---|---|
| 2 Tage vor Ort | Zwei Tage bei Ihnen: Installation und Anbindung der Hardware an Ihr Netz und Ihre Software, danach Schulung und Test mit echten Belegen. Im Paketpreis enthalten. |
| Zusätzlich | Weitere Vor-Ort-Tage 1.490 € netto, Halbtag 790 €. In Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg ist die Anfahrt enthalten, sonst kommen Reisekosten nach Aufwand dazu. Sie stehen immer einzeln im Angebot. |
Datenschutz
Die KI läuft lokal auf einem Mac Studio in Ihrer Kanzlei. Belege und Mandantendaten verlassen Ihr Haus nicht. Das ersetzt keine Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten, macht sie aber deutlich einfacher.
Die Hardware (Mac Studio oder Mac mini, je nach Test mit Ihren Dokumenten) kaufen Sie selbst nach unserer Empfehlung. In der Rechnung stehen 4.500 € als Annahme.
Was Ihr Team weiterhin entscheidet
Die fachliche und steuerliche Bewertung bleibt bei Ihnen. Die KI bereitet vor, sie bucht und berät nicht.
Häufige Fragen
Ist eine lokale KI so gut wie eine Cloud-KI?
Für Aufgaben wie Belege auslesen, sortieren und zusammenfassen reichen lokal laufende Modelle oft aus. Die größten Cloud-Modelle sind bei schwierigen Texten stärker. Wir testen im Aufnahme-Workshop mit Ihren echten Belegen und sagen Ihnen vorher, wo die Grenze liegt.
Welche Hardware brauchen wir?
Ein Mac Studio mit reichlich Arbeitsspeicher ist ein guter Ausgangspunkt, für kleinere Lasten genügt ein Mac mini. Sie kaufen die Hardware selbst nach unserer Empfehlung, den Preis nennen wir nicht pauschal, weil er von der Ausstattung abhängt.
Passt das zu DATEV?
Wir erzeugen Exportdateien in dem Format, das Ihre Software erwartet, und stimmen den Weg mit Ihnen ab. Die Anbindung prüfen wir vor dem Festpreis.
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