Eine Schadensmeldung, drei Anrufe, zwei Mails. Oder ein Vorgang.
Mieter melden per Mail, Telefon und Portal, Handwerker schicken Rechnungen, Eigentümer fragen nach. Wir machen aus jeder Meldung einen Vorgang mit Zuständigkeit, Frist und Auftrag an den richtigen Handwerker.
Für wen das gedacht ist
Verwaltungen mit 1.000 bis 6.000 Einheiten und mehr als 800 Mails im Monat.
Eine Verwaltung mit 12 Beschäftigten und 2.500 Einheiten erhält rund 1.200 Mails im Monat und etwa 200 Schadensmeldungen. Jede Meldung wird gelesen, einem Objekt zugeordnet, an einen Handwerker weitergegeben und später nachgehalten. Das ist ein ausgedachtes, aber realistisches Beispiel, kein Kunde von uns.
Drei Abläufe, die wir zuerst bauen
| Wenn | dann |
|---|---|
| eine Mail im Sammelpostfach eingeht | ordnet die KI sie Objekt und Einheit zu, fasst sie zusammen und gibt sie an die zuständige Person, Standardfragen bekommen einen Antwortentwurf. |
| eine Schadensmeldung eingeht | entsteht ein Vorgang mit Objekt, Ort, Foto und Dringlichkeit, dazu ein Entwurf des Handwerkerauftrags und die Rückmeldung an den Mieter. |
| eine Handwerkerrechnung eingeht | wird sie mit dem Auftrag abgeglichen und für die Buchung vorbereitet. |
Die Rechnung für diesen Beispielbetrieb
Alle Zahlen sind Annahmen für einen Betrieb dieser Größe, keine Kundenwerte. Ihr Stundensatz und Ihre Mengen weichen ab. Setzen Sie sie in unseren Rechner ein.
| Abläufe im Beispielbetrieb | Menge im Monat | Zeitaufwand heute |
|---|---|---|
| Wenn eine Mail im Sammelpostfach eingeht | 1.200 Mails × 2 Min. | 40 Std. |
| Wenn eine Schadensmeldung eingeht | 200 Schadensmeldungen × 15 Min. | 50 Std. |
| Wenn eine Handwerkerrechnung eingeht | 300 Rechnungen × 3 Min. | 15 Std. |
| Zusammen | 105 Std. |
| Heute | Mit KI-Automatisierung (Paket) | |
|---|---|---|
| Arbeitszeit im Monat | 105 Std. | 26,3 Std. (Prüfen und Freigeben) |
| Kosten der Arbeitszeit im Monat | 4.200 € | 1.050 € |
| Betrieb und Support | 0 € | 499 € |
| KI-Nutzung und Hosting (Annahme, zahlen Sie direkt) | 0 € | 150 € |
| Laufende Kosten im Monat | 4.200 € | 1.699 € |
| Ersparnis im Monat | 2.501 € | |
| Einmalig: Paket | 0 € | 9.900 € |
| Ergebnis nach 12 Monaten | +20.112 € | |
| Ergebnis nach 36 Monaten | +80.136 € | |
| Ergebnis nach 60 Monaten | +140.160 € | |
| Einrichtung ist wieder drin | nach 4 Monaten |
Im Paket „Paket" rechnet sich das ab etwa 50 Stunden Entlastung im Monat im ersten Jahr. Dieser Betrieb liegt bei 78,8 Stunden. Liegen Sie deutlich darunter, raten wir von der Automatisierung ab.
Was remote läuft und was vor Ort
| Remote | Aufnahme Ihrer Objektstruktur und Standardantworten, Anbindung ans Verwaltungsprogramm, Aufbau, Tests. |
|---|---|
| 1 Tag vor Ort | Ein Tag bei Ihnen: Einweisung des Teams, gemeinsamer Test mit echten Meldungen. Im Paketpreis enthalten. |
| Zusätzlich | Weitere Vor-Ort-Tage 1.490 € netto, Halbtag 790 €. In Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg ist die Anfahrt enthalten, sonst kommen Reisekosten nach Aufwand dazu. Sie stehen immer einzeln im Angebot. |
Datenschutz
Mieter- und Eigentümerdaten sind personenbezogen. Wir klären vorab, ob Cloud-KI mit EU-Verarbeitung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung reicht oder ob Sie lieber die lokale KI-Zentrale wählen.
Was Ihr Team weiterhin entscheidet
Beauftragung, Kostenübernahme und Kommunikation mit Eigentümern entscheidet Ihre Verwaltung. Die KI bereitet vor und hält Fristen im Blick.
Häufige Fragen
Kann die KI Handwerker selbst beauftragen?
Nein. Sie bereitet den Auftrag vor, ein Mensch gibt ihn frei. Bei Notfällen kann Ihr Team Regeln festlegen, was sofort an wen geht.
Funktioniert das mit unserem Verwaltungsprogramm?
Das hängt von Schnittstellen und Exporten ab. Wir klären das vor dem Festpreis und sagen Ihnen, was geht und was nicht.
Wie läuft das mit dem Datenschutz bei Mieterdaten?
Wir legen schriftlich fest, welche Daten wohin gehen. Für besonders sensible Verwaltungen empfehlen wir die lokale KI-Zentrale, damit die Daten im Haus bleiben.
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