Ein Posteingang, der sich selbst sortiert.
Zwischen Angeboten, Reklamationen, Terminwünschen und Werbung verliert Ihr Team jeden Tag Zeit mit Lesen und Verteilen. Wir lassen die KI vorsortieren und Antworten vorbereiten. Ihre Leute entscheiden.
So sieht das im Alltag aus
Ein Großhandel erhält rund 1.000 E-Mails im Monat in einem Sammelpostfach. Drei Kollegen schauen hinein, und jeder denkt, ein anderer kümmere sich. Ausgedachtes, aber vertrautes Beispiel.
Was wir daraus machen
| Wenn | dann |
|---|---|
| eine Mail eingeht | ordnet die KI sie zu: Angebot, Bestellung, Reklamation, Terminwunsch, Rechnung oder Sonstiges. |
| die Kategorie klar ist | geht sie an die zuständige Person, mit einer Zusammenfassung in zwei Sätzen. |
| es eine Standardfrage ist | entsteht ein Antwortentwurf aus Ihren Unterlagen (Preislisten, Bedingungen, Merkblätter), mit Quellenangabe. |
| ein Kunde nach einigen Tagen noch keine Antwort hat | erinnert das System die zuständige Person. |
| jemand im Urlaub ist | läuft der Vorgang automatisch an die Vertretung. |
Was das rechnerisch bringen kann
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten, keine Kundenzahl: 1.500 E-Mails im Monat, je 2 Minuten, interner Stundensatz 42 €. Das sind 50 Stunden oder 2.100 € im Monat. Nach Abzug von Betrieb und Support (499 €), KI-Nutzung (150 €, zahlen Sie direkt) und dem Prüfaufwand Ihres Teams (25 Prozent der Zeit) bleiben 926 € im Monat. Die Einrichtung im Paket Start (3.900 €) ist nach 5 Monaten wieder drin. Als einzelner Ablauf lohnt sich das ab etwa 31 Stunden Entlastung im Monat, darunter raten wir ab. Rechnen Sie mit Ihren Zahlen.
Was Ihr Team weiterhin entscheidet
Die KI antwortet nicht von selbst auf alles. Sie bereitet vor, Ihr Team gibt frei. Wo Sie es ausdrücklich wollen, können einfache Eingangsbestätigungen automatisch rausgehen.
Womit wir es verbinden
Microsoft 365 oder Google Workspace, Ihr CRM, Ihr Ticket- oder Aufgabenwerkzeug, Ihre Dokumentenablage.
Häufige Fragen
Kann KI E-Mails automatisch beantworten?
Sie kann Antworten vorbereiten, die aus Ihren Unterlagen stammen und die Quelle nennen. Ob eine Antwort automatisch rausgeht oder erst ein Mensch freigibt, legen Sie je Mailtyp fest.
Wie funktioniert E-Mail-Automatisierung mit KI?
Die KI liest eingehende Mails in einem von Ihnen freigegebenen Postfach, erkennt Anliegen, fasst zusammen und verteilt. Regeln und Prüfstufen legen wir gemeinsam fest.
Liest die KI alle unsere Mails mit?
Nur die Postfächer, die Sie freigeben. Zugriffsrechte legen wir vorher fest, private Postfächer bleiben außen vor. Die Verarbeitung erfolgt nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Wie vermeiden wir falsche Antworten?
Durch Entwürfe statt Direktversand, Quellenangaben, Markierung unsicherer Fälle und ein Protokoll. Sie sehen jederzeit, was die KI getan hat.
Das könnte Sie auch interessieren
Bereit, Ihren Lotsen anzufordern?
30 Minuten, kostenlos, direkt mit einem Entwickler. Danach wissen Sie, was möglich ist und was es kostet.