Bestellung per Mail, Scan und Zettel. Ein Eingang für alle drei.
Ihre Kunden bestellen, wie sie wollen. Wir bringen jede Bestellung ohne Abtippen in Ihr Warenwirtschaftssystem und markieren, wo etwas nicht passt.
Für wen das gedacht ist
Großhändler und Fachhändler mit 15 bis 80 Beschäftigten und mehr als 400 Bestellungen im Monat.
Ein Fachgroßhandel mit 30 Beschäftigten bekommt rund 700 Bestellungen im Monat: als Mail, als PDF, als Foto vom Zettel. Zwei Innendienstler tippen sie ins System und haken Lieferscheine von Hand ab. Dazu kommt ein Sammelpostfach mit gut 900 Mails im Monat. Das ist ein ausgedachtes, aber realistisches Beispiel, kein Kunde von uns.
Drei Abläufe, die wir zuerst bauen
| Wenn | dann |
|---|---|
| eine Bestellung per Mail, PDF oder Foto eingeht | erkennt die KI Positionen und Artikelnummern und legt den Auftrag im Warenwirtschaftssystem zur Prüfung an. |
| ein Lieferschein eintrifft | wird er mit der Bestellung abgeglichen, Abweichungen bei Menge und Preis werden markiert. |
| eine Mail im Sammelpostfach landet | wird sie einsortiert, zusammengefasst und an die zuständige Person gegeben, Standardfragen bekommen einen Antwortentwurf. |
Die Rechnung für diesen Beispielbetrieb
Alle Zahlen sind Annahmen für einen Betrieb dieser Größe, keine Kundenwerte. Ihr Stundensatz und Ihre Mengen weichen ab. Setzen Sie sie in unseren Rechner ein.
| Abläufe im Beispielbetrieb | Menge im Monat | Zeitaufwand heute |
|---|---|---|
| Wenn eine Bestellung per Mail, PDF oder Foto eingeht | 700 Bestellungen × 5 Min. | 58,3 Std. |
| Wenn ein Lieferschein eintrifft | 500 Lieferscheine × 3 Min. | 25 Std. |
| Wenn eine Mail im Sammelpostfach landet | 900 Mails × 1,5 Min. | 22,5 Std. |
| Zusammen | 105,8 Std. |
| Heute | Mit KI-Automatisierung (Paket) | |
|---|---|---|
| Arbeitszeit im Monat | 105,8 Std. | 26,5 Std. (Prüfen und Freigeben) |
| Kosten der Arbeitszeit im Monat | 4.233 € | 1.058 € |
| Betrieb und Support | 0 € | 499 € |
| KI-Nutzung und Hosting (Annahme, zahlen Sie direkt) | 0 € | 150 € |
| Laufende Kosten im Monat | 4.233 € | 1.707 € |
| Ersparnis im Monat | 2.526 € | |
| Einmalig: Paket | 0 € | 9.900 € |
| Ergebnis nach 12 Monaten | +20.412 € | |
| Ergebnis nach 36 Monaten | +81.036 € | |
| Ergebnis nach 60 Monaten | +141.660 € | |
| Einrichtung ist wieder drin | nach 4 Monaten |
Im Paket „Paket" rechnet sich das ab etwa 50 Stunden Entlastung im Monat im ersten Jahr. Dieser Betrieb liegt bei 79,4 Stunden. Liegen Sie deutlich darunter, raten wir von der Automatisierung ab.
Was remote läuft und was vor Ort
| Remote | Aufnahme von Artikelstamm und typischen Bestellformen, Anbindung ans Warenwirtschaftssystem, Tests mit echten Bestellungen aus den letzten Wochen. |
|---|---|
| 1 Tag vor Ort | Ein Tag bei Ihnen: Einweisung des Innendienstes, Parallellauf mit Ihrem bisherigen Ablauf. Im Paketpreis enthalten. |
| Zusätzlich | Weitere Vor-Ort-Tage 1.490 € netto, Halbtag 790 €. In Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg ist die Anfahrt enthalten, sonst kommen Reisekosten nach Aufwand dazu. Sie stehen immer einzeln im Angebot. |
Datenschutz
Kundendaten bleiben in Ihren eigenen Konten. Cloud-KI mit EU-Verarbeitung, ohne Training mit Ihren Eingaben und mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was Ihr Team weiterhin entscheidet
Preise, Konditionen und Sonderfälle prüft Ihr Innendienst. Unklare Artikel gehen mit Rückfrageentwurf an den Kunden, nicht als geratener Auftrag ins System.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unserem Warenwirtschaftssystem?
Das entscheidet die Schnittstelle. Viele Systeme bieten Import oder API, bei anderen geht es über Exportdateien. Wir klären das vor dem Festpreis.
Wie genau erkennt die KI Artikelnummern?
Sie gleicht gegen Ihren Artikelstamm ab. Im Aufnahme-Workshop testen wir das an Bestellungen der letzten Wochen und nennen Ihnen die Trefferquote, bevor Sie sich entscheiden.
Was passiert bei Bestellungen mit Sonderwünschen?
Sie werden markiert und an einen Menschen gegeben. Die KI rät nicht.
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