Die Post ist da. Wem gehört sie?
Schriftsätze, Mandantenmails, Fristen: Wir sortieren den Posteingang nach Akten, ziehen Fristen heraus und bereiten Rückfragen vor. Die KI läuft lokal bei Ihnen, nichts geht in die Cloud.
Für wen das gedacht ist
Kanzleien mit 5 bis 30 Beschäftigten.
Eine Kanzlei mit 14 Beschäftigten bekommt im Monat rund 900 Eingänge per Post, Fax und Mail, dazu 700 Mandantenmails. Das Sekretariat ordnet Akten zu, liest Schreiben auf Fristen durch und leitet weiter. Das ist ein ausgedachtes, aber realistisches Beispiel, kein Kunde von uns.
Drei Abläufe, die wir zuerst bauen
| Wenn | dann |
|---|---|
| ein Schreiben im Posteingang landet | ordnet die lokale KI es Akte und Sachbearbeitung zu und fasst es in zwei Sätzen zusammen. |
| ein Schreiben eine Frist nennt | wird die Frist mit Fundstelle vorgeschlagen und als Wiedervorlage vorbereitet, zur Bestätigung durch die Sachbearbeitung. |
| ein Mandant mailt | wird die Mail der Akte zugeordnet und mit Antwortentwurf an die zuständige Person gegeben. |
Die Rechnung für diesen Beispielbetrieb
Alle Zahlen sind Annahmen für einen Betrieb dieser Größe, keine Kundenwerte. Ihr Stundensatz und Ihre Mengen weichen ab. Setzen Sie sie in unseren Rechner ein.
| Abläufe im Beispielbetrieb | Menge im Monat | Zeitaufwand heute |
|---|---|---|
| Wenn ein Schreiben im Posteingang landet | 900 Eingänge × 4 Min. | 60 Std. |
| Wenn ein Schreiben eine Frist nennt | 200 Fristschreiben × 10 Min. | 33,3 Std. |
| Wenn ein Mandant mailt | 700 Mandantenmails × 3 Min. | 35 Std. |
| Zusammen | 128,3 Std. |
| Heute | Mit KI-Automatisierung (KI-Zentrale) | |
|---|---|---|
| Arbeitszeit im Monat | 128,3 Std. | 32,1 Std. (Prüfen und Freigeben) |
| Kosten der Arbeitszeit im Monat | 7.058 € | 1.765 € |
| Betrieb und Support | 0 € | 499 € |
| Strom und Lizenzen (Annahme, zahlen Sie direkt) | 0 € | 60 € |
| Laufende Kosten im Monat | 7.058 € | 2.324 € |
| Ersparnis im Monat | 4.735 € | |
| Einmalig: KI-Zentrale plus Hardware (Annahme) | 0 € | 24.400 € |
| Ergebnis nach 12 Monaten | +32.417 € | |
| Ergebnis nach 36 Monaten | +146.051 € | |
| Ergebnis nach 60 Monaten | +259.685 € | |
| Einrichtung ist wieder drin | nach 6 Monaten |
Im Paket „KI-Zentrale" rechnet sich das ab etwa 63 Stunden Entlastung im Monat im ersten Jahr. Dieser Betrieb liegt bei 96,3 Stunden. Liegen Sie deutlich darunter, raten wir von der Automatisierung ab.
Was remote läuft und was vor Ort
| Remote | Aufnahme Ihrer Aktenstruktur und Eingangswege, Test der Modelle an anonymisierten Beispielschreiben, Support. |
|---|---|
| 2 Tage vor Ort | Zwei Tage bei Ihnen: Installation und Anbindung an Ihre Kanzleisoftware, danach Schulung und Test mit echten Eingängen. Im Paketpreis enthalten. |
| Zusätzlich | Weitere Vor-Ort-Tage 1.490 € netto, Halbtag 790 €. In Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg ist die Anfahrt enthalten, sonst kommen Reisekosten nach Aufwand dazu. Sie stehen immer einzeln im Angebot. |
Datenschutz
Die KI läuft lokal auf einem Mac Studio in Ihrer Kanzlei. Mandatsdaten verlassen Ihr Haus nicht. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen, wir dokumentieren die Verarbeitung so, dass Sie sie belegen können.
Die Hardware (Mac Studio oder Mac mini, je nach Test mit Ihren Dokumenten) kaufen Sie selbst nach unserer Empfehlung. In der Rechnung stehen 4.500 € als Annahme.
Was Ihr Team weiterhin entscheidet
Fristen und Inhalte prüft Ihr Team, das Fristenwesen bleibt in Ihrer Verantwortung. Die KI schlägt vor und erinnert, sie ersetzt keine Fristenkontrolle.
Häufige Fragen
Dürfen Mandatsdaten überhaupt mit KI verarbeitet werden?
Das beurteilen Sie berufsrechtlich selbst, wir geben keine Rechtsberatung. Technisch bieten wir die Variante, bei der alles lokal in Ihrem Haus bleibt und nichts an Dritte übertragen wird.
Wie zuverlässig ist die Fristenerkennung?
Sie ist ein Vorschlag mit Fundstelle im Schreiben, kein Ersatz für Ihre Fristenkontrolle. Wir messen die Trefferquote an Ihren Beispielschreiben, bevor Sie beauftragen.
Welche Kanzleisoftware unterstützen Sie?
Alles mit Schnittstelle, Import oder Exportdatei. Wir klären das vor dem Festpreis.
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